提案和简报常见的误解(图)
提案和简报常见的误解。(图片来源:Adobestock)
我们先来厘清提案和简报过程中常见的误解。建立正确的观念,能协助你打造威力万钧的前三分钟。
误解一:简报需要天赋、词藻华丽和幽默的好口才,才能脱颖而出、引起注意。
事实正好相反。
我在协助准备简报时,第一个会问的是:“准备这么多的投影片、资讯、笑话和名人语录,你到底想透过这次提案或简报,达成什么目标?”
我得到的回答通常和最终目的有关,像是大幅销售量提升,以成功出售产品或服务。
我请他们再缩小思维,想得简单一点。
他们改答每月业绩目标。
“更小、更简单!”
在不断的一问一答下,我要逼到他们答不出来为止。这种练习最能理解,任何人采取任何行动的背后动机。
直白地说,答案就是:“你的动机,就是想有效传达资讯。”
如果你有办法让其他人像你一样了解资讯,其他目标都会水到渠成,不需强求。如果所有人都像你一样非常了解产品的价值,你的业绩就会更好。如果你的公司像你一样这么懂你的企划案,就会投下赞成票。
这套流程的原理可以应用到生活各层面。
也就是说,人生和事业成功与否,端赖你有多少能力可以将资讯传达出去,让对方了解你的观点。
做得好,就能说服人;做得好,行销就成功。甚至还能写一本书。
只要彻底摆脱对语言、措辞或技巧的成见,专注在资讯价值和传达资讯的过程,让观众可以理解,我保证你一定会成功。
将最具说服力、最重要的资讯,编织成一则引人入胜的故事,让观众认同你的简报,达到你想要的目标。
误解二:我的事业、产品或服务太复杂,想说的太多了,三分钟解释不完。
几乎所有我共事过的企业主管和执行长,都对我说过这种借口:“我根本无法把简报浓缩到十分钟之内,实在太多资讯了。”
我告诉他们错了。
三分钟不只是将提案内容去芜存菁的基准,更是能吸引观众投入、开始他们的决策。如果不能将构想浓缩在三分钟内,观众就会在缺乏完整相关资讯的情况下做出决策,任何提案者都不希望观众这样做。
在剪辑的妙手下,电视节目的每个场景中,所有冲突几乎在三分钟内都能解决。例如,《创智赢家》几乎每一集都采用这种剪辑标准。从他们介绍创业家,到“鲨鱼”说:“我退出”,几乎都只有三分钟。
我一年提案超过四十部电视节目,每部节目的提案影片,几乎都只有三分钟。不管是那种形式的简报或提案,观众在前三分钟就会从你提供的基本资讯,开始思考产品价值,决定是否要继续认真讨论。
因此,在简报各层面控制叙事并引导观众,是非常重要的任务。
实际了解观众也是一项关键。有时你的提案,并不只有说服眼前的决策者,通常还需要说服更高层的主管。因为你眼前的人必须说服其他人,那个人又必须说服另一个人,就这样一直说服下去。你不在的时候,你的提案很可能会由其他资深人士代劳。
本文整理、节录自布兰特.平维迪克(Brant Pinvidic)《简短却强大的3分钟简报》一书,文章仅代表作者个人立场和观点。由采实文化授权转载,欲阅读完整作品,欢迎参考原书。
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